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webbasierte Dokumentenmanagementsysteme

Webbasiertes Dokumentenmanagement dient der datenbankgestützten Verwaltung elektronischer Dokumente. Man versteht darunter in Deutschland die Verwaltung ursprünglich meist papiergebundener Dokumente in elektronischen Systemen. Zur besseren Unterscheidung wird häufig auch der Begriff EDM Elektronisches Dokumentenmanagement (Electronic Document Management) verwendet. Die Abkürzung DMS steht für Dokumenten-Management-System und wird in einem erweiterten Sinn als Branchenbezeichnung verwendet. Im Amerikanischen steht „Document Management“ dagegen begrifflich eingeschränkter für die Verwaltung von Dateien mit Checkin/Checkout, Versionierung und anderen Funktionen. Inzwischen gilt Dokumentenmanagement als eine Komponente des übergreifenden ECM Enterprise Content Management.

generelle Einordnung

Document management software (DMS) und Dokumenten Management enthält generell

  • eine zentrale Dokumentenablage
  • Zugriffsbeschränkungen
  • Versionsverwaltung (auch Versionierung; mittels Checkin/Checkout)
  • Desktopintegration

und kann auch generell von einem CMS übernommen werden.

Software

Software Demo-URL? Programmiersprache
Agorum Core
Alfresco Demo Java, JSP
LogicalDoc (ehemals Contineo) ? Java
GNU Enterprise - Double Choco Latte dcl-Demo
Epiware, siehe Artikel Epiware Demo (GPL-Version) PHP
knowledgetree
mydms PHP, erfordert (immer noch?) RegisterGlobals=On
OpenDocMan OpenDocMan Demo (User und Passwort: demo)
owl-dms owl Demo PHP, auch als standalone-Version (owl)
Microsoft Sharepoint
tutos - The Ultimate Team Organization Software
xinco DMS ? Java
Mindquarry Collaboration Server ? Java
O3Spaces eifert Sharepoint nach (aber mit OpenOffice) bisher nur closed source VM-Ware image Java (Tomcat Server) + PostgreSQL

Links

gesetzliche Anforderungen

  • Revisionssicherheit mindestens der Finanz-, Anlagen- und Lohnbuchhaltung, wichtig dabei ist auch die Dokumentation des Vorgangs (übrigens eMail-Verkehr auch aufbewahren)
  • Wichtig ist eine Art Index mit Schlagworten, Volltextsuche, … zum Inhalt (sonst: viele Archivmedien=lange Suche).
  • die Unversehrtheit und der Originalzustand muss beweisbar sein, z.B. mit einem per Signatur abgesicherten Hash-Wert
  • elektr. Postein- und ausgang idealerweise mit Signatur und Verschlüsselung, bei mind, 1976 Bit Schlüssellänge müssen Dokumente die länger als Ende 2011 aufzubewahren sind, dann nocheinmal nachsigniert werden (Quelle: Bundesanzeiger Nr. 58, 23.3.06 S.1913ff)
  • diese Beweiswerterhaltung eines vorhanden Sicherungsmittels ist duch einen wiederum zertifizierten Zeitstempel zu dokumentieren
  • Sicherheitsansprüche an eine qual. Signatur ist eine Anmeldung der Benutzer mit alle 3 Jahren erneuerten qual. Signatur
 
software/webbasiertes-dokumentenmanagement.txt · Zuletzt geändert: 2014/08/07 21:53 von st