webbasierte Dokumentenmanagementsysteme
Webbasiertes Dokumentenmanagement dient der datenbankgestützten Verwaltung elektronischer Dokumente. Man versteht darunter in Deutschland die Verwaltung ursprünglich meist papiergebundener Dokumente in elektronischen Systemen. Zur besseren Unterscheidung wird häufig auch der Begriff EDM Elektronisches Dokumentenmanagement (Electronic Document Management) verwendet. Die Abkürzung DMS steht für Dokumenten-Management-System und wird in einem erweiterten Sinn als Branchenbezeichnung verwendet. Im Amerikanischen steht „Document Management“ dagegen begrifflich eingeschränkter für die Verwaltung von Dateien mit Checkin/Checkout, Versionierung und anderen Funktionen. Inzwischen gilt Dokumentenmanagement als eine Komponente des übergreifenden ECM Enterprise Content Management.
Hier konzentriere ich mich bewusst auf freie Lösungen, d.h. Software die unter einer OpenSource-Lizenz wie der GPL unterliegen. Auch wenn diese heute noch nicht auf dem Stand kommerzieller Software (wie Filenet) angelangt ist.
generelle Einordnung
Document management software (DMS) und Dokumenten Management enthält generell
- eine zentrale Dokumentenablage
- Zugriffsbeschränkungen
- Versionsverwaltung (auch Versionierung; mittels Checkin/Checkout)
- Desktopintegration
und kann auch generell von einem CMS übernommen werden.
Software
| Software | Debian (sarge) | Ubuntu = Debian testing (etch) | Demo-URL? | Sprache |
|---|---|---|---|---|
| Agorum Core | ? | ? | ||
| Alfresco | ? | ? | Demo | Java, JSP |
| LogicalDoc (ehemals Contineo) | ? | ? | ? | Java |
| GNU Enterprise - Double Choco Latte | ja | ja | dcl-Demo | |
| Epiware, siehe Artikel | ? | nein | Epiware Demo (GPL-Version) | PHP |
| knowledgetree | nein | ja | ? | |
| mydms | nein | ja | ? | erfordert RegisterGlobals=On |
| OpenDocMan | nein | nein | OpenDocMan Demo (User und Passwort: demo) | |
| owl-dms | ? | ja | owl Demo | PHP, auch als standalone-Version (owl) |
| tutos - The Ultimate Team Organization Software | ja (tutos + tutos2) | ja (tutos2) | ? | |
| xinco DMS | ? | ? | ? | Java |
| Mindquarry Collaboration Server | ? | ? | ? | Java |
| O3Spaces eifert Sharepoint nach (aber mit OpenOffice) bisher nur closed source | ? | ? | VM-Ware image | Java (Tomcat Server) + PostgreSQL |
Links
- a web-based business software directoryDocument Management System
mehr? Frag google
gesetzliche Anforderungen
- Revisionssicherheit mindestens der Finanz-, Anlagen- und Lohnbuchhaltung, wichtig dabei ist auch die Dokumentation des Vorgangs (übrigens eMail-Verkehr auch aufbewahren)
- Wichtig ist eine Art Index mit Schlagworten, Volltextsuche, … zum Inhalt (sonst: viele Archivmedien=lange Suche).
- Auswertung digitaler Aktenbestände gemäß GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen)
- die Unversehrtheit und der Originalzustand muss beweisbar sein, z.B. mit einem per Signatur abgesicherten Hash-Wert
- elektr. Postein- und ausgang idealerweise mit Signatur und Verschlüsselung, bei mind, 1976 Bit Schlüssellänge müssen Dokumente die länger als Ende 2011 aufzubewahren sind, dann nocheinmal nachsigniert werden (Quelle: Bundesanzeiger Nr. 58, 23.3.06 S.1913ff)
- diese Beweiswerterhaltung eines vorhanden Sicherungsmittels ist duch einen wiederum zertifizierten Zeitstempel zu dokumentieren
- Sicherheitsansprüche an eine qual. Signatur ist eine Anmeldung der Benutzer mit alle 3 Jahren erneuerten qual. Signatur
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